壓縮 PDF 以符合 Gmail 和 Outlook 的附件上限

「你的郵件有一個過大的附件」對任何試過用郵件傳一份掃描合約或圖片繁多報告的人來說，都是一個熟悉的退回。Gmail 把附件上限設為 25MB；Outlook.com 和 Microsoft 365 通常上限為 20MB（有些企業設定設得更低）——這些上限，幾張相機解析度的掃描頁就能出奇地快地達到。

「壓縮」對「壓縮到目標大小」

「壓縮 PDF」透過以你選擇的壓縮等級重新編碼頁面來縮小檔案——快，且在你不追求一個精確數字時通常夠用。「壓縮到目標大小」解決這個問題更具體的版本：告訴它你需要降到的大小以下，它就替你逐檔嘗試壓縮等級，直到結果符合——在你知道確切的上限（比方說給 Outlook 收件者的 20MB）又不想去猜一個百分比時很有用。

如果光靠壓縮不夠

少數幾張非常大的掃描圖片，有時無法只靠壓縮縮得夠小而又不變得無法辨認。這種情況下，把文件分成兩封更小的郵件（「分割 PDF」）或分享一個連結而非附件，是實用的退路——沒有任何壓縮設定能修好一個從根本上就一封郵件裝不下的檔案。