把試算表變成PDF而不讓欄位被裁掉

一份在螢幕上看起來完整的試算表,變成PDF後最右邊的欄位就直接不見了,或是溢出到第二頁,卻沒辦法和第一頁並排檢視——對任何要為沒有原始檔案的人轉換一份寬報表或預算表的人來說,這是一種熟悉的挫折感。

為什麼會這樣

試算表不像文件那樣有固定的頁面尺寸——在螢幕上可以無限橫向捲動,但印出來的一頁有固定的實體寬度,總得有東西來決定各欄位如何塞進那個寬度。如果沒有任何設定來處理這個決定,欄位就會在預設的頁面邊界處直接被裁掉。

在轉換前而不是轉換後修正

• 只把列印範圍設定成結果中真正需要的欄位和列,而不是連右側遠處的空白欄位都一起轉換整張表。
• 在試算表的頁面設定中使用「縮放至頁寬」,這會把列印內容縮小以配合頁面寬度,而不是把它裁掉——代價是在很寬的表格上文字會變小。
• 對於真正寬的表格,轉換前把頁面方向改成橫向,這比直向大約能讓可用寬度增加一倍。

有了這個設定後Excel轉PDF會做什麼

Excel轉PDF使用試算表已有的列印範圍與頁面設定來算圖,就像印在紙上一樣——完全在你的瀏覽器裡完成,不上傳檔案。因為工具會尊重試算表裡已經存在的任何頁面設定,修正欄位被裁掉的問題,實際上就是要先在來源檔案裡正確設定列印範圍與方向,而不是轉換工具能自己正確猜出來的事。