PDF/A uitgelegd: wanneer je echt het archiefformaat nodig hebt

PDF/A duikt op in één specifieke situatie: iets officieels — een scriptierepository, een systeem voor het indienen van juridische stukken, een overheidsarchief — vereist het bij naam, en een gewone PDF wordt geweigerd. Buiten die situatie heeft bijna niemand het nodig, en daarom is het de moeite waard te begrijpen wat het echt verandert voordat je op zoek gaat naar een converter.

Wat PDF/A beperkt dat een normale PDF toestaat

• Geen versleuteling of wachtwoordbeveiliging — een gearchiveerd document moet voor onbepaalde tijd door iedereen te openen blijven, zonder een wachtwoord dat verloren kan gaan.
• Geen JavaScript of ingesloten uitvoerbare inhoud — niets dat afhangt van een bepaald stuk software dat zich over decennia op een bepaalde manier gedraagt.
• Geen afhankelijkheid van externe inhoud — lettertypen moeten in het bestand zelf zijn ingesloten, niet verondersteld geïnstalleerd te zijn op de computer die het uiteindelijk opent.
• Verplichte metadata — identificerende informatie in het bestand gebakken die verklaart dat het aan de standaard voldoet, wat een conformiteitscontroleur daadwerkelijk zoekt.

Wat een best-effort browserconverter wel en niet kan

De tool PDF naar PDF/A van deze site sluit de standaard PDF/A-identificatiemetadata in en bouwt de documentstructuur op dezelfde manier opnieuw op als PDF repareren, wat een klasse veelvoorkomende problemen verhelpt. Wat het niet doet is de volledige ISO 19005-validatie — controleren dat letterlijk elk lettertype is ingesloten, of een uitvoerkleurprofiel toevoegen — waar een strenge validator als veraPDF op controleert en wat realistisch gezien meer vergt dan een browser alleen aankan.

De eerlijke aanbeveling

Als een indieningsportaal je bestand weigert omdat het geen geldige PDF/A is, haal het dan door een speciale validator (veraPDF is gratis en grondig) voordat je het opnieuw indient, in plaats van aan te nemen dat een best-effort-conversie elke lat haalde. Voor de meeste dagelijkse archivering — een verslag van iets voor jezelf bewaren — is een gewone PDF echt prima; PDF/A is een eis waaraan je moet voldoen, geen algemene upgrade.