Word omzetten naar PDF zonder dat de opmaak verschuift

Een cv dat er in Word perfect uitzag, komt als PDF aan met verschoven opsommingstekens, een kop die naar een extra regel doorloopt, of een tabelkolom die opeens smaller is dan hij zou moeten zijn. Het document is niet veranderd — maar iets in het omzetten naar PDF heeft een verschil zichtbaar gemaakt dat op je eigen computer onzichtbaar was.

Waarom dit gebeurt

Een .docx-bestand slaat geen vaste pagina-opmaak op zoals een PDF dat doet — het bevat inhoud plus instructies, en de exacte pixelposities worden opnieuw berekend op het moment van weergave, afhankelijk van welke lettertypen en instellingen daadwerkelijk beschikbaar zijn op het apparaat dat de verwerking doet. Gebruikt je Word-document een lettertype dat niet geïnstalleerd is waar het wordt omgezet, dan neemt het vervangende lettertype een andere ruimte in, en past alles wat volgt zich daarop aan.

Wat de meeste verschuivingen echt veroorzaakt

• Een lettertype dat geen standaard systeemlettertype is (een gedownloade Google Font, een eigen merklettertype) en dat niet in het document zelf is ingesloten.
• Tabellen met kolommen die op «automatisch aanpassen» zijn ingesteld in plaats van een vaste breedte, en die opnieuw worden berekend op basis van inhoud en beschikbare lettertypemetriek.
• Tekstvakken en handmatig geplaatste elementen, die ten opzichte van de pagina zijn gepositioneerd op manieren die zich tussen renderers anders gedragen dan normaal doorlopende tekst.

Hoe Word naar PDF hiermee omgaat

Word naar PDF geeft het document direct in je browser weer met dezelfde lay-out-engine die gewone webpagina's toont, en werkt daarbij vanuit de eigen inhoud van het document in plaats van via een kopie van Microsoft Word op een server. Het resultaat is deterministisch voor een gegeven invoer — maar erft dezelfde onderliggende beperking die elke converter heeft: een lettertype dat niet in het bronbestand is ingesloten en geen gangbaar systeemlettertype is, wordt vervangen, en uit die vervanging komt de zichtbare verschuiving voort.

De kans op een verschuiving verkleinen vóór het converteren

1. Blijf bij lettertypen die standaard met Windows of macOS meekomen (Calibri, Arial, Times New Roman, Georgia) als de exacte opmaak belangrijk is, omdat die overal betrouwbaar beschikbaar zijn waar het document wordt verwerkt.
2. Stel een vaste breedte in voor tabelkolommen in plaats van automatisch aanpassen, zodat hun grootte niet afhangt van lettertypemetriek op het moment van renderen.
3. Moet je een aangepast lettertype gebruiken, controleer dan of je tekstverwerker het in het .docx-bestand zelf kan insluiten — dat elimineert het vervangingsprobleem volledig.