Bates-nummering uitgelegd: waarom advocatenkantoren nog steeds elke pagina stempelen

Open een juridisch document dat is geproduceerd tijdens een rechtszaak of een grote opvraging van dossiers, en meestal vind je een klein alfanumeriek stempel in de hoek van elke pagina — iets als ABC000145 — dat niets te maken heeft met de daadwerkelijke inhoud van het document. Dat is een Bates-nummer, en het volledige doel ervan is een ondubbelzinnige verwijzing naar één specifieke pagina mogelijk te maken, binnen een set documenten die kan oplopen tot tienduizenden pagina's.

Het probleem dat het oplost

«Pagina 12 van het maartcontract» is dubbelzinnig zodra er meer dan één document met een pagina 12 is, of meer dan één versie van «het maartcontract». Een Bates-nummer geeft elke afzonderlijke pagina, over een hele productie heen, een permanente, unieke identificatie, zodat «zie ABC000145» ondubbelzinnig naar precies één pagina verwijst, ongeacht uit welk document die oorspronkelijk kwam of hoe de set later wordt gereorganiseerd.

Waarom het formaat eruitziet zoals het eruitziet

• Een voorvoegsel (vaak initialen voor de partij of zaak) identificeert uit welke productie of partij een pagina afkomstig is, wat ertoe doet zodra meerdere partijen elk hun eigen genummerde set produceren.
• Een vast-breed, met nullen opgevuld nummer (000145 in plaats van 145) houdt elk stempel even lang, zodat nummers voorspelbaar sorteren en uitlijnen in lijsten en indexen.
• De nummering loopt continu door over een hele documentset in plaats van per bestand opnieuw te beginnen, wat het is wat één enkel nummer voldoende maakt om een pagina te vinden zonder ook te hoeven noemen in welk bestand die zich bevindt.

Het toepassen zonder een litigation-support-platform

Bates-nummering stempelt een voorvoegsel en een opeenvolgend nummer op elke pagina van één of meer PDF's rechtstreeks in je browser, in de volgorde die jij aangeeft — hetzelfde vast-brede, continue nummeringsschema hierboven beschreven, zonder dat er een speciaal e-discovery-platform nodig is voor een documentset die dat niet vereist. Voor echt grote producties met redigeren, deduplicatie en beoordelingsworkflows blijft een volwaardige litigation-support-tool de juiste keuze; om een eenvoudige set PDF's te stempelen voordat je ze verstuurt, dekt dit de daadwerkelijke nummeringsstap.