列が切れないようにスプレッドシートをPDFにする

画面上では完全に見えるスプレッドシートが、PDFになると一番右の列が単に消えてしまったり、最初のページと並べて見る方法がないまま2ページ目にあふれ出てしまったりする——元のファイルを持っていない誰かのために幅広のレポートや予算表を変換するとき、誰もが経験する馴染みのあるいら立ちだ。

これが起きる理由

スプレッドシートは文書のような固定されたページサイズを持たない——画面上では横方向に無限にスクロールできるが、印刷されたページは固定された物理的な幅を持ち、列がその幅にどう収まるかを何かが決めなければならない。その決定を処理するために何も設定されていなければ、列はデフォルトのページ境界で単純に切り取られる。

変換後ではなく変換前に修正する

• 右側の遠くにある空の列を含めてシート全体を変換するのではなく、実際に結果に必要な列と行だけに印刷範囲を設定する。
• スプレッドシートのページ設定で「幅に合わせる」を使う。これは印刷されるコンテンツを切り取るのではなく、ページ幅に収まるように縮小する——引き換えに非常に幅広のシートではテキストが小さくなる。
• 本当に幅広の表の場合、変換前にページの向きを横向きに変更する。これは縦向きと比べて使用可能な幅をおおよそ2倍にする。

その設定でExcelをPDFが何をするか

ExcelをPDFは、紙に印刷するのと同じように、既存の印刷範囲とページ設定を使ってスプレッドシートを描画する——完全にブラウザ内で、ファイルをアップロードせずに。ツールはスプレッドシートにすでに存在するどんなページ設定も尊重するため、列の切れる問題を修正するというのは、実際には元のファイルで印刷範囲と向きを最初に正しく設定することであり、変換ツールが自力で正しく推測できることではない。