レイアウトを崩さずにWordをPDFに変換する方法

Wordで完璧に見えていた履歴書がPDFになると、箇条書きがずれたり、見出しが余分な行に折り返されたり、表の列が急に本来より狭くなっていたりする。文書自体は変わっていない——PDFへの変換過程で、自分のパソコンでは見えなかった違いが表に出てきただけだ。

そもそもなぜこれが起きるのか

.docxファイルはPDFのように固定されたページレイアウトを保存しているわけではない——コンテンツと指示を保存しており、正確なピクセル位置は表示の瞬間に、その処理を行うマシンで実際に利用可能なフォントや設定に基づいて再計算される。Word文書で使われているフォントが変換先にインストールされていない場合、代替フォントは異なるスペースを占め、それ以降のすべてが収まるように調整される。

ずれの多くを実際に引き起こしているもの

• 標準的なシステムフォントではない(ダウンロードしたGoogle Fontsのフォントや、企業独自の書体)、かつ文書自体に埋め込まれていないフォント。
• 固定幅ではなく「自動調整」で列の幅が決まる表。これはコンテンツと利用可能なフォントの計測値に基づいて再計算される。
• 手動で配置されたテキストボックスや要素。通常の流れるテキストとは異なり、ページに対する位置がレンダラーによって異なる挙動をする。

WordからPDFがここでどう対処しているか

WordからPDFは、通常のウェブページを表示するのと同じレイアウトエンジンを使い、文書のコンテンツ自体から直接、ブラウザ内で文書を描画する——サーバー上のMicrosoft Wordのコピーを経由することはない。同じ入力に対して結果は決定論的だが、どの変換ツールにも共通する根本的な制約を引き継いでいる。ソースファイルに埋め込まれておらず、一般的なシステムフォントでもないフォントは置き換えられ、その置き換えこそが目に見えるずれの原因になる。

変換前にずれの可能性を減らす方法

1. 正確なレイアウトが重要な場合は、WindowsやmacOSに標準搭載されているフォント(Calibri、Arial、Times New Roman、Georgiaなど)を使う——これらは文書が処理されるどこでも確実に利用可能。
2. 自動調整ではなく、表の列に固定幅を設定する。そうすればレンダリング時のフォント計測値にサイズが左右されない。
3. カスタムフォントを使う必要がある場合は、ワープロソフトがそれを.docxファイル自体に埋め込めるかどうかを確認する——それにより置き換え問題が完全に解消される。