GmailとOutlookの添付制限に収まるようPDFを圧縮する

「メッセージの添付ファイルが大きすぎます」は、スキャンした契約書や写真の多いレポートをメールで送ろうとした人には馴染みの跳ね返りです。Gmailは添付を25MBに制限し、Outlook.comとMicrosoft 365は通常20MB（社内設定ではさらに低いこともあります）に制限します。カメラ解像度のスキャンページが数枚あれば、驚くほど早く達する制限です。

「圧縮」対「目標サイズに圧縮」

「PDF圧縮」は、選んだ圧縮レベルでページを再エンコードしてファイルを小さくします。速く、正確な数字を追っていないときは通常それで十分です。「目標サイズに圧縮」は、この問題のより具体的な版を解決します。下回る必要のあるサイズを伝えると、結果が収まるまで圧縮レベルを代わりに試します。正確な上限（たとえばOutlookの相手向けに20MB）が分かっていて、パーセントを当てずっぽうにしたくないときに便利です。

圧縮だけでは足りないとき

非常に大きなスキャン画像が数枚あると、読めなくなる前に圧縮だけでは十分小さくできないことがあります。その場合、文書を2通の小さなメールに分ける（「PDF分割」）か、添付の代わりにリンクを共有するのが実用的な代替です。どんな圧縮設定も、根本的に1通のメッセージには多すぎる内容のファイルは直せません。