ベイツ番号付けの解説:法律事務所が今も各ページにスタンプを押す理由

訴訟や大規模な記録請求の際に作成された法律文書を開くと、たいてい各ページの隅に小さな英数字のスタンプ——ABC000145のようなもの——があり、それは文書の実際の内容とは何の関係もない。それがベイツ番号であり、その唯一の目的は、数万ページに及ぶ可能性のある文書セットの中で、1つの特定のページへの明確な参照を可能にすることだ。

それが解決する問題

「3月の契約書の12ページ」は、12ページを持つ文書が複数存在するか、「3月の契約書」の複数のバージョンが存在する時点であいまいになる。ベイツ番号は、あるプロダクション全体を通して各ページに永続的で一意の識別子を与える。そのため「ABC000145を参照」は、それが元々どの文書から来たかや、後でセットがどう再編成されるかにかかわらず、あいまいさなく正確に1つのページを指す。

その形式がこう見える理由

• 接頭辞(多くの場合、当事者や事件のイニシャル)は、あるページがどのプロダクションまたは当事者から来たかを示す。これは複数の当事者がそれぞれ独自の番号付きセットを提出する場合に重要になる。
• 固定幅でゼロ埋めされた番号(145ではなく000145)は各スタンプを同じ長さに保ち、リストや索引で番号が予測可能に並べ替えられ、揃うようにする。
• 番号付けはファイルごとに再開するのではなく、文書セット全体を通して連続して進む。これにより、どのファイルにあるかを併せて指定しなくても、1つの番号だけでページを特定するのに十分になる。

訴訟支援プラットフォームなしで適用する

ベイツ番号付けは、指定した順序で、1つまたは複数のPDFの各ページに接頭辞と連番をブラウザ内で直接スタンプする——上記で説明した同じ固定幅の連続番号付けスキームで、それを必要としない文書セットに専用のeディスカバリープラットフォームを必要としない。編集、重複排除、レビューワークフローを伴う本当に大規模なプロダクションには、完全な訴訟支援ツールが依然として正しい選択だ。送付前にシンプルなPDFのセットにスタンプを押すには、これが実際の番号付けステップをカバーする。