La numérotation Bates expliquée : pourquoi les cabinets d'avocats tamponnent encore chaque page

Ouvrez un document juridique produit lors d'un contentieux ou d'une grande demande de dossiers, et vous trouverez généralement un petit tampon alphanumérique dans le coin de chaque page — quelque chose comme ABC000145 — qui n'a rien à voir avec le contenu réel du document. C'est un numéro Bates, et son unique but est de rendre possible une référence non ambiguë à une page précise, au sein d'un ensemble de documents qui peut atteindre des dizaines de milliers de pages.

Le problème qu'il résout

« Page 12 du contrat de mars » est ambigu dès qu'il existe plus d'un document avec une page 12, ou plus d'une version du « contrat de mars ». Un numéro Bates donne à chaque page, sur l'ensemble d'une production, un identifiant unique et permanent, de sorte que « voir ABC000145 » désigne exactement une page, sans ambiguïté, quel que soit le document dont elle provenait à l'origine ou la manière dont l'ensemble est réorganisé par la suite.

Pourquoi le format se présente ainsi

• Un préfixe (souvent les initiales de la partie ou de l'affaire) identifie de quelle production ou partie provient une page, ce qui compte dès que plusieurs parties produisent chacune leur propre ensemble numéroté.
• Un nombre à largeur fixe, avec des zéros en tête (000145 plutôt que 145), garde tous les tampons de la même longueur, afin que les numéros se trient et s'alignent de façon prévisible dans les listes et index.
• La numérotation se poursuit en continu sur l'ensemble du corpus de documents plutôt que de redémarrer par fichier, ce qui permet à un seul numéro de suffire pour localiser une page sans devoir aussi nommer dans quel fichier elle se trouve.

L'appliquer sans plateforme de soutien au contentieux

Numérotation Bates tamponne un préfixe et un numéro séquentiel sur chaque page d'un ou plusieurs PDF directement dans votre navigateur, dans l'ordre que vous spécifiez — le même schéma de numérotation continue et à largeur fixe décrit ci-dessus, sans nécessiter une plateforme dédiée d'e-discovery pour un corpus de documents qui n'en a pas besoin. Pour des productions réellement volumineuses avec caviardage, déduplication et flux de révision, un outil complet de soutien au contentieux reste le bon choix ; pour tamponner un ensemble simple de PDF avant de les envoyer, ceci couvre l'étape réelle de numérotation.