La numeración Bates explicada: por qué los bufetes siguen sellando cada página

Abre un documento legal producido durante un litigio o una gran solicitud de registros y normalmente encontrarás un pequeño sello alfanumérico en la esquina de cada página — algo como ABC000145 — que no tiene nada que ver con el contenido real del documento. Eso es un número Bates, y su único propósito es hacer posible una referencia inequívoca a una página concreta, dentro de un conjunto de documentos que puede llegar a decenas de miles de páginas.

El problema que resuelve

«Página 12 del contrato de marzo» es ambiguo en cuanto hay más de un documento con una página 12, o más de una versión de «el contrato de marzo». Un número Bates da a cada página, en toda una producción, un identificador único y permanente, de modo que «ver ABC000145» apunta exactamente a una página, sin ambigüedad, sin importar de qué documento venía originalmente ni cómo se reorganice el conjunto más adelante.

Por qué el formato tiene ese aspecto

• Un prefijo (a menudo las iniciales de la parte o del caso) identifica de qué producción o parte proviene una página, algo que importa en cuanto varias partes producen cada una su propio conjunto numerado.
• Un número de ancho fijo, con ceros a la izquierda (000145 en lugar de 145), mantiene todos los sellos con la misma longitud, para que los números se ordenen y alineen de forma predecible en listas e índices.
• La numeración corre de forma continua a lo largo de todo el conjunto de documentos en lugar de reiniciarse por archivo, que es lo que hace que un solo número baste para localizar una página sin tener que nombrar también en qué archivo está.

Aplicarla sin una plataforma de soporte al litigio

Numeración Bates estampa un prefijo y un número secuencial en cada página de uno o más PDF directamente en tu navegador, en el orden que especifiques — el mismo esquema de numeración continua y de ancho fijo descrito arriba, sin necesitar una plataforma dedicada de e-discovery para un conjunto de documentos que no la requiere. Para producciones genuinamente grandes con redacción, deduplicación y flujos de revisión, una herramienta completa de soporte al litigio sigue siendo la decisión correcta; para sellar un conjunto sencillo de PDF antes de enviarlos, esto cubre el paso real de numeración.