La numeració Bates explicada: per què els bufets d'advocats encara segellen cada pàgina

Obre un document legal produït durant un litigi o una gran sol·licitud de registres i normalment trobaràs un petit segell alfanumèric a la cantonada de cada pàgina — alguna cosa com ABC000145 — que no té res a veure amb el contingut real del document. Això és un número Bates, i el seu propòsit complet és fer possible una referència inequívoca a una pàgina específica, dins d'un conjunt de documents que pot arribar a desenes de milers de pàgines.

El problema que resol

«Pàgina 12 del contracte de març» és ambigu en el moment en què hi ha més d'un document amb una pàgina 12, o més d'una versió del «contracte de març». Un número Bates dona a cada pàgina individual al llarg de tota una producció un identificador permanent i únic, de manera que «vegeu ABC000145» apunta exactament a una pàgina, sense ambigüitat, independentment de quin document venia originalment o com es reorganitza el conjunt més endavant.

Per què el format té aquest aspecte

• Un prefix (sovint inicials de la part o del cas) identifica de quina producció o part prové una pàgina, cosa que importa un cop diverses parts produeixen cadascuna el seu propi conjunt numerat.
• Un número d'amplada fixa, farcit de zeros (000145 en lloc de 145) manté cada segell de la mateixa longitud, de manera que els números s'ordenen i s'alineen de forma predictible en llistes i índexs.
• La numeració continua contínuament al llarg de tot el conjunt de documents en lloc de reiniciar-se per fitxer, cosa que fa que un sol número sigui suficient per localitzar una pàgina sense haver de dir també en quin fitxer es troba.

Aplicant això sense una plataforma de suport a litigis

Numeració Bates segella un prefix i un número seqüencial a cada pàgina d'un o més PDF directament al teu navegador, en l'ordre que especifiquis — el mateix esquema de numeració contínua d'amplada fixa descrit més amunt, sense necessitar una plataforma dedicada de e-discovery per a un conjunt de documents que no en necessita una. Per a produccions genuïnament grans amb redacció, deduplicació i fluxos de treball de revisió, una eina completa de suport a litigis continua sent la tria correcta; per segellar un conjunt senzill de PDF abans d'enviar-los, això cobreix el pas real de numeració.