Como preencher um formulário PDF sem o imprimir

«Imprimir, preencher à mão, voltar a digitalizar» continua a ser o fluxo de trabalho predefinido a que muita gente recorre com um formulário PDF — sobretudo porque funciona sempre, seja qual for o tipo de PDF. Também já quase nunca é necessário, e saltá-lo depende de saber qual de dois tipos de formulário muito diferentes tens realmente nas mãos.

Campos de formulário reais vs. uma página plana que parece um formulário

Alguns PDF têm campos de formulário interativos reais integrados — um AcroForm, em termos de PDF — com caixas de texto, caixas de seleção e menus pendentes reais onde podes clicar. Outros são apenas uma imagem digitalizada ou exportada de um formulário: parece preenchível, mas não há nada onde clicar, porque é uma imagem, não um formulário.

Lidar com cada um

1. Se o PDF tem campos de formulário reais, Preencher formulário PDF lê-os diretamente — o seu tipo, a sua posição, o seu valor atual — e deixa-te escrever nos campos de texto, assinalar caixas de seleção e escolher nos menus pendentes usando a própria estrutura do formulário, não um palpite sobre onde o texto deve ficar.
2. Se for um formulário digitalizado plano sem campos reais, Adicionar texto a PDF deixa-te colocar texto livre em qualquer parte da página a olho — o mesmo resultado, obtido desenhando texto numa posição que escolhes em vez de preencher um campo estruturado.

Tornar o resultado oficial

Depois de um formulário preenchido, Preencher formulário PDF tem uma opção de «achatar quando terminado» que grava os valores permanentemente na página e remove os campos subjacentes — transformando um formulário editável num documento estático, pronto a submeter. Se te entregam um PDF que outra pessoa já preencheu e só precisas de o bloquear da mesma forma, Achatar PDF faz isso diretamente sem voltar a introduzir nada.