La numerazione Bates spiegata: perché gli studi legali timbrano ancora ogni pagina

Apri un documento legale prodotto durante un contenzioso o una grande richiesta di documenti e di solito troverai un piccolo timbro alfanumerico nell'angolo di ogni pagina — qualcosa come ABC000145 — che non ha nulla a che fare con il contenuto reale del documento. Quello è un numero Bates, e il suo unico scopo è rendere possibile un riferimento inequivocabile a una pagina specifica, all'interno di un insieme di documenti che può arrivare a decine di migliaia di pagine.

Il problema che risolve

«Pagina 12 del contratto di marzo» è ambiguo nel momento in cui c'è più di un documento con una pagina 12, o più di una versione del «contratto di marzo». Un numero Bates dà a ogni singola pagina, in un'intera produzione, un identificatore permanente e univoco, così che «vedi ABC000145» punta esattamente a una pagina, senza ambiguità, indipendentemente da quale documento provenisse originariamente o da come l'insieme venga riorganizzato in seguito.

Perché il formato ha quell'aspetto

• Un prefisso (spesso le iniziali della parte o del caso) identifica da quale produzione o parte proviene una pagina, cosa che conta quando più parti producono ciascuna il proprio insieme numerato.
• Un numero a larghezza fissa, con zeri iniziali (000145 invece di 145), mantiene ogni timbro della stessa lunghezza, così i numeri si ordinano e si allineano in modo prevedibile in elenchi e indici.
• La numerazione procede in modo continuo su tutto l'insieme di documenti invece di ricominciare per ogni file, ed è ciò che rende sufficiente un solo numero per individuare una pagina senza dover anche specificare in quale file si trova.

Applicarla senza una piattaforma di supporto al contenzioso

Numerazione Bates timbra un prefisso e un numero sequenziale su ogni pagina di uno o più PDF direttamente nel tuo browser, nell'ordine che specifichi — lo stesso schema di numerazione continua e a larghezza fissa descritto sopra, senza bisogno di una piattaforma dedicata di e-discovery per un insieme di documenti che non ne richiede una. Per produzioni davvero grandi con oscuramento, deduplicazione e flussi di revisione, uno strumento completo di supporto al contenzioso resta la scelta giusta; per timbrare un semplice insieme di PDF prima di inviarli, questo copre il vero passaggio della numerazione.