Το PDF/A εξηγείται: πότε πραγματικά χρειάζεστε μορφή αρχειοθέτησης

Το PDF/A εμφανίζεται σε μία συγκεκριμένη κατάσταση: κάτι επίσημο — ένα αποθετήριο διατριβών, ένα σύστημα κατάθεσης νομικών εγγράφων, ένα κρατικό γραφείο αρχείων — το απαιτεί κατ' όνομα, και ένα κανονικό PDF απορρίπτεται. Εκτός αυτής της κατάστασης, σχεδόν κανείς δεν το χρειάζεται, γι' αυτό αξίζει να κατανοήσετε τι πραγματικά αλλάζει πριν πάτε να αναζητήσετε έναν μετατροπέα.

Τι περιορίζει το PDF/A που επιτρέπει ένα κανονικό PDF

• Καμία κρυπτογράφηση ή προστασία με κωδικό πρόσβασης — ένα αρχειοθετημένο έγγραφο πρέπει να παραμείνει ανοίξιμο από οποιονδήποτε, επ' αόριστον, χωρίς κωδικό πρόσβασης που θα μπορούσε να χαθεί.
• Κανένα JavaScript ή ενσωματωμένο εκτελέσιμο περιεχόμενο — τίποτα που εξαρτάται από συγκεκριμένο κομμάτι λογισμικού που θα συμπεριφέρεται με συγκεκριμένο τρόπο δεκαετίες από τώρα.
• Καμία εξάρτηση από εξωτερικό περιεχόμενο — οι γραμματοσειρές πρέπει να είναι ενσωματωμένες στο ίδιο το αρχείο, όχι να θεωρούνται εγκατεστημένες σε οποιονδήποτε υπολογιστή που τελικά το ανοίγει.
• Απαιτούμενα μεταδεδομένα — αναγνωριστικές πληροφορίες ενσωματωμένες στο αρχείο που δηλώνουν ότι συμμορφώνεται με το πρότυπο, κάτι που πραγματικά αναζητά ένας ελεγκτής συμμόρφωσης.

Τι μπορεί και τι δεν μπορεί να κάνει ένας μετατροπέας προγράμματος περιήγησης με τη βέλτιστη προσπάθεια

Το εργαλείο PDF σε PDF/A αυτού του ιστότοπου ενσωματώνει τα τυπικά μεταδεδομένα ταυτοποίησης PDF/A και ανακατασκευάζει τη δομή του εγγράφου με τον ίδιο τρόπο που κάνει το Επισκευή PDF, το οποίο διορθώνει μια κατηγορία κοινών προβλημάτων. Αυτό που δεν κάνει είναι πλήρη επικύρωση ISO 19005 — επαλήθευση ότι κυριολεκτικά κάθε γραμματοσειρά είναι ενσωματωμένη, ή προσάρτηση προφίλ εξόδου χρώματος, κάτι που ελέγχει ένα αυστηρό εργαλείο επικύρωσης όπως το veraPDF και το οποίο ρεαλιστικά χρειάζεται περισσότερα από όσα μπορεί να κάνει ένα πρόγραμμα περιήγησης από μόνο του.

Η ειλικρινής σύσταση

Αν μια πύλη υποβολής απορρίπτει το αρχείο σας επειδή δεν είναι έγκυρο PDF/A, περάστε το από ένα αφιερωμένο εργαλείο επικύρωσης (το veraPDF είναι δωρεάν και εξονυχιστικό) πριν το υποβάλετε ξανά, αντί να υποθέσετε ότι μια μετατροπή με τη βέλτιστη προσπάθεια πέρασε κάθε πλανκ. Για τις περισσότερες καθημερινές αρχειοθετήσεις — διατηρώντας ένα αρχείο κάποιου πράγματος για τον εαυτό σας — ένα κανονικό PDF είναι γνήσια εντάξει· το PDF/A είναι μια απαίτηση που πρέπει να ικανοποιηθεί, όχι μια γενική αναβάθμιση.