Η αρίθμηση Bates εξηγημένη: γιατί τα δικηγορικά γραφεία εξακολουθούν να σφραγίζουν κάθε σελίδα

Ανοίξτε ένα νομικό έγγραφο που παρήχθη κατά τη διάρκεια μιας δικαστικής διαμάχης ή ενός μεγάλου αιτήματος αρχείων και συνήθως θα βρείτε μια μικρή αλφαριθμητική σφραγίδα στη γωνία κάθε σελίδας — κάτι σαν ABC000145 — που δεν έχει καμία σχέση με το πραγματικό περιεχόμενο του εγγράφου. Αυτός είναι ένας αριθμός Bates, και ολόκληρος ο σκοπός του είναι να καταστήσει δυνατή μια αναμφίβολη αναφορά σε μια συγκεκριμένη σελίδα, μέσα σε ένα σύνολο εγγράφων που μπορεί να φτάνει τις δεκάδες χιλιάδες σελίδες.

Το πρόβλημα που λύνει

«Σελίδα 12 του συμβολαίου του Μαρτίου» είναι διφορούμενη τη στιγμή που υπάρχει περισσότερο από ένα έγγραφο με σελίδα 12, ή περισσότερες από μία εκδόσεις του «συμβολαίου του Μαρτίου». Ένας αριθμός Bates δίνει σε κάθε μεμονωμένη σελίδα σε μια ολόκληρη παραγωγή έναν μόνιμο, μοναδικό αναγνωριστικό, ώστε το «δείτε ABC000145» να δείχνει ακριβώς σε μία σελίδα, αναμφίβολα, ανεξάρτητα από το ποιο έγγραφο προήλθε αρχικά ή πώς αναδιοργανώνεται αργότερα το σύνολο.

Γιατί η μορφή φαίνεται έτσι

• Ένα πρόθεμα (συχνά αρχικά για το μέρος ή την υπόθεση) αναγνωρίζει από ποια παραγωγή ή μέρος προήλθε μια σελίδα, κάτι που έχει σημασία μόλις πολλά μέρη παράγουν το καθένα το δικό του αριθμημένο σύνολο.
• Ένας αριθμός σταθερού πλάτους, γεμισμένος με μηδενικά (000145 αντί για 145) κρατά κάθε σφραγίδα ίδιου μήκους, ώστε οι αριθμοί να ταξινομούνται και να ευθυγραμμίζονται προβλέψιμα σε λίστες και ευρετήρια.
• Η αρίθμηση τρέχει συνεχόμενα σε ολόκληρο το σύνολο εγγράφων αντί να ξεκινά ξανά ανά αρχείο, κάτι που κάνει έναν μόνο αριθμό αρκετό για τον εντοπισμό μιας σελίδας χωρίς να χρειάζεται επίσης να αναφέρεται σε ποιο αρχείο βρίσκεται.

Εφαρμόζοντάς το χωρίς πλατφόρμα υποστήριξης δικαστικών διαμαχών

Η Αρίθμηση Bates σφραγίζει ένα πρόθεμα και έναν διαδοχικό αριθμό σε κάθε σελίδα ενός ή περισσότερων PDF απευθείας στο πρόγραμμα περιήγησής σας, με τη σειρά που καθορίζετε — το ίδιο σχήμα συνεχόμενης αρίθμησης σταθερού πλάτους που περιγράφηκε παραπάνω, χωρίς να χρειάζεται αποκλειστική πλατφόρμα e-discovery για ένα σύνολο εγγράφων που δεν χρειάζεται μία. Για γνήσια μεγάλες παραγωγές με επεξεργασία, αφαίρεση διπλότυπων και ροές εργασιών αναθεώρησης, ένα πλήρες εργαλείο υποστήριξης δικαστικών διαμαχών παραμένει η σωστή επιλογή· για τη σφράγιση ενός απλού συνόλου PDF πριν τα στείλετε, αυτό καλύπτει το πραγματικό βήμα αρίθμησης.