Nén một PDF để phù hợp với giới hạn tệp đính kèm của Gmail và Outlook

"Tin nhắn của bạn có một tệp đính kèm quá lớn" là một thông báo bị trả lại quen thuộc đối với bất kỳ ai đã cố gửi email một hợp đồng đã quét hoặc một báo cáo nhiều ảnh. Gmail giới hạn tệp đính kèm ở mức 25MB; Outlook.com và Microsoft 365 thường giới hạn ở mức 20MB (và một số cấu hình doanh nghiệp đặt thấp hơn nữa) — các giới hạn mà một vài trang đã quét ở độ phân giải máy ảnh có thể đạt được một cách đáng ngạc nhiên nhanh chóng.

Nén so với Nén theo Kích thước Mục tiêu

Nén PDF thu nhỏ một tệp bằng cách mã hóa lại các trang của nó ở mức nén bạn chọn — nhanh, và thường đủ khi bạn không đuổi theo một con số chính xác. Nén theo Kích thước Mục tiêu giải quyết phiên bản cụ thể hơn của vấn đề này: cho nó biết kích thước bạn cần phải nằm dưới, và nó sẽ làm việc qua các mức nén cho bạn cho đến khi kết quả vừa vặn — hữu ích khi bạn biết giới hạn chính xác (giả sử, 20MB cho một người nhận Outlook) và không muốn đoán một tỷ lệ phần trăm.

Nếu chỉ nén thôi là không đủ

Một số hình ảnh đã quét rất lớn đôi khi không thể thu nhỏ đủ chỉ bằng cách nén mà không trở nên khó đọc. Trong trường hợp đó, chia tài liệu thành hai email nhỏ hơn (Chia PDF) hoặc chia sẻ một liên kết thay vì một tệp đính kèm là các giải pháp thay thế thực tế — không có cài đặt nén nào sửa được một tệp về cơ bản là quá nhiều nội dung cho một tin nhắn.