PDF/A explicado: quando precisas mesmo do formato de arquivo

O PDF/A aparece numa situação específica: algo oficial — um repositório de teses, um sistema de submissão de peças judiciais, um arquivo de registos públicos — exige-o pelo nome, e um PDF normal é rejeitado. Fora dessa situação, quase ninguém precisa dele, e por isso vale a pena perceber o que muda realmente antes de ires à procura de um conversor.

O que o PDF/A restringe que um PDF normal permite

• Sem cifragem nem proteção por palavra-passe — um documento arquivado tem de continuar a poder ser aberto por qualquer pessoa, indefinidamente, sem uma palavra-passe que se possa perder.
• Sem JavaScript nem conteúdo executável incorporado — nada que dependa de um software específico se comportar de uma forma específica daqui a décadas.
• Sem dependência de conteúdo externo — os tipos de letra têm de estar incorporados no próprio ficheiro, não presumidos como instalados no computador que acabar por o abrir.
• Metadados obrigatórios — informação identificativa gravada no ficheiro a declarar que cumpre o padrão, que é o que um verificador de conformidade realmente procura.

O que um conversor de navegador de melhor esforço pode e não pode fazer

A ferramenta PDF para PDF/A deste site incorpora os metadados de identificação PDF/A padrão e reconstrói a estrutura do documento tal como a Reparar PDF faz, o que corrige uma classe de problemas comuns. O que não faz é a validação completa ISO 19005 — verificar que literalmente todos os tipos de letra estão incorporados, ou anexar um perfil de cor de saída —, que um validador estrito como o veraPDF verifica e que, realisticamente, precisa de mais do que um navegador consegue fazer sozinho.

A recomendação honesta

Se um portal de submissão rejeitar o teu ficheiro por não ser PDF/A válido, passa-o por um validador dedicado (o veraPDF é gratuito e minucioso) antes de o voltar a enviar, em vez de presumires que uma conversão de melhor esforço passou em todos os critérios. Para a maior parte do arquivo do dia a dia — guardar um registo de algo para ti —, um PDF normal serve genuinamente; o PDF/A é um requisito a cumprir, não uma melhoria geral.