Numeração Bates explicada: por que escritórios de advocacia ainda carimbam cada página

Abra um documento jurídico produzido durante um litígio ou uma grande solicitação de registros e você geralmente encontrará um pequeno carimbo alfanumérico no canto de cada página — algo como ABC000145 — que não tem nada a ver com o conteúdo real do documento. Isso é um número Bates, e seu único propósito é tornar possível uma referência inequívoca a uma página específica, dentro de um conjunto de documentos que pode chegar a dezenas de milhares de páginas.

O problema que ele resolve

«Página 12 do contrato de março» é ambíguo assim que há mais de um documento com uma página 12, ou mais de uma versão do «contrato de março». Um número Bates dá a cada página, em toda uma produção, um identificador permanente e único, de modo que «ver ABC000145» aponta exatamente para uma página, sem ambiguidade, independentemente de qual documento ela originalmente veio ou de como o conjunto é reorganizado depois.

Por que o formato tem essa aparência

• Um prefixo (muitas vezes iniciais da parte ou do caso) identifica de qual produção ou parte uma página veio, o que importa assim que várias partes produzem cada uma seu próprio conjunto numerado.
• Um número de largura fixa, com zeros à esquerda (000145 em vez de 145), mantém todos os carimbos com o mesmo comprimento, para que os números se ordenem e se alinhem de forma previsível em listas e índices.
• A numeração corre continuamente por todo o conjunto de documentos em vez de reiniciar por arquivo, o que é o que torna um único número suficiente para localizar uma página sem também precisar nomear em qual arquivo ela está.

Aplicando sem uma plataforma de suporte a litígios

Numeração Bates carimba um prefixo e um número sequencial em cada página de um ou mais PDFs diretamente no seu navegador, na ordem que você especificar — o mesmo esquema de numeração contínuo e de largura fixa descrito acima, sem precisar de uma plataforma dedicada de e-discovery para um conjunto de documentos que não requer uma. Para produções genuinamente grandes com redação, deduplicação e fluxos de revisão, uma ferramenta completa de suporte a litígios continua sendo a escolha certa; para carimbar um conjunto simples de PDFs antes de enviá-los, isso cobre a etapa real de numeração.