Penomoran Bates dijelaskan: mengapa firma hukum masih memberi cap pada setiap halaman

Buka dokumen hukum yang dihasilkan selama litigasi atau permintaan catatan besar dan Anda biasanya akan menemukan cap alfanumerik kecil di sudut setiap halaman — sesuatu seperti ABC000145 — yang tidak ada hubungannya dengan konten sebenarnya dari dokumen tersebut. Itu adalah nomor Bates, dan seluruh tujuannya adalah membuat referensi yang jelas ke satu halaman tertentu menjadi mungkin, dalam kumpulan dokumen yang bisa mencapai puluhan ribu halaman.

Masalah yang dipecahkannya

"Halaman 12 dari kontrak Maret" menjadi ambigu begitu ada lebih dari satu dokumen dengan halaman 12, atau lebih dari satu versi "kontrak Maret". Nomor Bates memberikan setiap halaman tunggal di seluruh produksi identifier permanen yang unik, sehingga "lihat ABC000145" menunjuk tepat ke satu halaman, tanpa ambiguitas, terlepas dari dokumen mana asalnya atau bagaimana kumpulan itu diorganisir ulang nanti.

Mengapa formatnya terlihat seperti itu

• Awalan (sering inisial untuk pihak atau kasus) mengidentifikasi dari produksi atau pihak mana halaman itu berasal, yang penting begitu beberapa pihak masing-masing menghasilkan set bernomor mereka sendiri.
• Angka lebar tetap, diisi nol (000145 alih-alih 145) menjaga setiap cap dengan panjang yang sama, sehingga angka diurutkan dan diselaraskan secara dapat diprediksi dalam daftar dan indeks.
• Penomoran berjalan terus menerus di seluruh kumpulan dokumen alih-alih dimulai ulang per file, yang membuat satu nomor cukup untuk menemukan halaman tanpa juga perlu menyebutkan file mana yang berisi halaman itu.

Menerapkannya tanpa platform dukungan litigasi

Penomoran Bates memberi cap awalan dan nomor urut pada setiap halaman satu atau lebih PDF langsung di browser Anda, dalam urutan yang Anda tentukan — skema penomoran berkelanjutan berlebar tetap yang sama seperti dijelaskan di atas, tanpa memerlukan platform e-discovery khusus untuk kumpulan dokumen yang tidak membutuhkannya. Untuk produksi yang benar-benar besar dengan penyuntingan, deduplikasi, dan alur kerja tinjauan, alat dukungan litigasi lengkap tetap menjadi pilihan yang tepat; untuk memberi cap pada kumpulan PDF sederhana sebelum mengirimnya, ini mencakup langkah penomoran yang sebenarnya.