Bates-Nummerierung erklärt: warum Anwaltskanzleien immer noch jede Seite stempeln

Öffnet man ein während eines Rechtsstreits oder einer großen Aktenanfrage erstelltes juristisches Dokument, findet man meist einen kleinen alphanumerischen Stempel in der Ecke jeder Seite — etwas wie ABC000145 —, der nichts mit dem tatsächlichen Inhalt des Dokuments zu tun hat. Das ist eine Bates-Nummer, und ihr gesamter Zweck ist es, eine eindeutige Referenz auf eine bestimmte Seite zu ermöglichen, innerhalb einer Dokumentenmenge, die auf Zehntausende von Seiten anwachsen kann.

Das Problem, das sie löst

„Seite 12 des Märzvertrags“ ist mehrdeutig, sobald es mehr als ein Dokument mit einer Seite 12 gibt oder mehr als eine Version des „Märzvertrags“. Eine Bates-Nummer gibt jeder einzelnen Seite über eine ganze Produktion hinweg einen dauerhaften, eindeutigen Bezeichner, sodass „siehe ABC000145“ eindeutig auf genau eine Seite verweist, unabhängig davon, aus welchem Dokument sie ursprünglich stammte oder wie die Menge später neu organisiert wird.

Warum das Format so aussieht, wie es aussieht

• Ein Präfix (oft Initialen der Partei oder des Falls) kennzeichnet, aus welcher Produktion oder Partei eine Seite stammt, was wichtig wird, sobald mehrere Parteien jeweils eigene nummerierte Sätze produzieren.
• Eine feste, nullaufgefüllte Zahl (000145 statt 145) hält jeden Stempel gleich lang, sodass sich Nummern in Listen und Verzeichnissen vorhersagbar sortieren und ausrichten lassen.
• Die Nummerierung läuft über die gesamte Dokumentenmenge kontinuierlich, statt pro Datei neu zu beginnen, was es ermöglicht, dass eine einzige Nummer genügt, um eine Seite zu finden, ohne auch zu nennen, in welcher Datei sie sich befindet.

Sie ohne Litigation-Support-Plattform anwenden

Bates-Nummerierung stempelt einen Präfix und eine fortlaufende Nummer auf jede Seite eines oder mehrerer PDFs direkt in deinem Browser, in der von dir festgelegten Reihenfolge — dasselbe fest breite, kontinuierliche Nummerierungsschema wie oben beschrieben, ohne für eine Dokumentenmenge, die keine braucht, eine dedizierte E-Discovery-Plattform zu benötigen. Für wirklich große Produktionen mit Schwärzung, Deduplizierung und Prüf-Workflows ist ein vollständiges Litigation-Support-Tool weiterhin die richtige Wahl; um einen einfachen Satz PDFs vor dem Versand zu stempeln, deckt dies den eigentlichen Nummerierungsschritt ab.