Biến một bảng tính thành PDF mà không làm các cột bị cắt mất

Một bảng tính trông đầy đủ trên màn hình biến thành một tệp PDF nơi các cột ngoài cùng bên phải đơn giản biến mất, hoặc tràn sang trang thứ hai mà không có cách nào để xem chúng cạnh trang đầu tiên — một sự bực bội quen thuộc đối với bất kỳ ai chuyển đổi một báo cáo hoặc ngân sách rộng cho ai đó không có tệp gốc.

Tại sao điều này xảy ra

Một bảng tính không có kích thước trang cố định như một tài liệu — bạn có thể cuộn ngang mãi mãi trên màn hình, nhưng một trang in có chiều rộng vật lý cố định, và một cái gì đó phải quyết định các cột sẽ vừa với chiều rộng đó như thế nào. Nếu không có gì được cấu hình để xử lý quyết định đó, các cột sẽ đơn giản bị cắt tại bất kỳ ranh giới trang mặc định nào.

Khắc phục nó trước khi chuyển đổi, không phải sau

• Đặt vùng in chỉ với các cột và hàng thực sự cần có trong kết quả, thay vì chuyển đổi toàn bộ trang tính bao gồm cả các cột trống ở xa bên phải.
• Sử dụng "vừa với chiều rộng" trong cài đặt trang của bảng tính, thao tác này thu nhỏ nội dung được in để vừa với chiều rộng trang thay vì cắt nó đi — sự đánh đổi là văn bản nhỏ hơn trên một trang tính rất rộng.
• Đối với một bảng thực sự rộng, hãy chuyển hướng trang sang ngang trước khi chuyển đổi, điều này gần như nhân đôi chiều rộng có thể sử dụng so với hướng dọc.

Excel sang PDF làm gì với cài đặt đó

Excel sang PDF hiển thị bảng tính của bạn bằng cách sử dụng vùng in và cài đặt trang hiện có của nó, giống như việc in ra giấy sẽ làm — hoàn toàn trong trình duyệt của bạn, mà không cần tải tệp lên. Vì công cụ này tôn trọng bất kỳ cấu hình trang nào đã có trong bảng tính, việc khắc phục vấn đề cột bị cắt thực chất là về việc thiết lập đúng vùng in và hướng trang trong tệp gốc trước, chứ không phải điều gì đó mà một công cụ chuyển đổi có thể tự mình đoán đúng.