Đánh số Bates được giải thích: tại sao các công ty luật vẫn đóng dấu lên mỗi trang

Mở một tài liệu pháp lý được tạo ra trong quá trình tố tụng hoặc một yêu cầu hồ sơ lớn và bạn thường sẽ thấy một con dấu chữ và số nhỏ ở góc của mỗi trang — thứ gì đó như ABC000145 — không liên quan gì đến nội dung thực tế của tài liệu. Đó là một số Bates, và toàn bộ mục đích của nó là làm cho việc tham chiếu rõ ràng đến một trang cụ thể trở nên khả thi, trong một bộ tài liệu có thể lên đến hàng chục nghìn trang.

Vấn đề mà nó giải quyết

"Trang 12 của hợp đồng tháng Ba" trở nên mơ hồ ngay khi có nhiều hơn một tài liệu có trang 12, hoặc nhiều hơn một phiên bản của "hợp đồng tháng Ba". Một số Bates cung cấp cho mỗi trang duy nhất trong toàn bộ một lô tài liệu một mã định danh vĩnh viễn, duy nhất, để "xem ABC000145" trỏ chính xác đến một trang, không mơ hồ, bất kể ban đầu nó đến từ tài liệu nào hoặc bộ tài liệu được tổ chức lại như thế nào sau đó.

Tại sao định dạng trông như vậy

• Một tiền tố (thường là chữ cái đầu của một bên hoặc vụ việc) xác định một trang đến từ lô nào hoặc từ bên nào, điều này trở nên quan trọng khi nhiều bên mỗi bên tạo ra bộ được đánh số riêng của mình.
• Một số có chiều rộng cố định, được đệm bằng số không phía trước (000145 thay vì 145) giữ cho mỗi con dấu có cùng chiều dài, để các số sắp xếp và căn chỉnh một cách có thể dự đoán trong danh sách và mục lục.
• Việc đánh số chạy liên tục trên toàn bộ bộ tài liệu thay vì bắt đầu lại theo từng tệp, đây là điều làm cho một số duy nhất đủ để xác định vị trí một trang mà không cần phải nêu tên tệp nào chứa trang đó.

Áp dụng nó mà không cần nền tảng hỗ trợ tố tụng

Đánh số Bates đóng dấu một tiền tố và một số thứ tự lên mỗi trang của một hoặc nhiều tệp PDF trực tiếp trong trình duyệt của bạn, theo thứ tự bạn chỉ định — cùng sơ đồ đánh số liên tục, chiều rộng cố định như đã mô tả ở trên, mà không cần một nền tảng khám phá điện tử chuyên dụng cho một bộ tài liệu không cần đến nó. Đối với những lô tài liệu thực sự lớn kèm theo quy trình biên tập, loại bỏ trùng lặp và xem xét, một công cụ hỗ trợ tố tụng đầy đủ vẫn là lựa chọn đúng; để đóng dấu một bộ PDF đơn giản trước khi gửi đi, công cụ này bao phủ bước đánh số thực tế.