แปลงสเปรดชีตเป็น PDF โดยไม่ให้คอลัมน์ถูกตัดขาด

สเปรดชีตที่ดูสมบูรณ์บนหน้าจอกลายเป็น PDF ที่คอลัมน์ทางขวาสุดหายไปเฉยๆ หรือล้นไปยังหน้าที่สองโดยไม่มีทางเห็นควบคู่กับหน้าแรก — ความหงุดหงิดที่คุ้นเคยสำหรับใครก็ตามที่แปลงรายงานหรืองบประมาณที่กว้างสำหรับคนที่ไม่มีไฟล์ต้นฉบับ

ทำไมสิ่งนี้จึงเกิดขึ้น

สเปรดชีตไม่มีขนาดหน้ากระดาษคงที่เหมือนเอกสาร — คุณสามารถเลื่อนไปด้านข้างได้ไม่จำกัดบนหน้าจอ แต่หน้ากระดาษที่พิมพ์มีความกว้างจริงที่คงที่ และมีบางอย่างต้องตัดสินใจว่าคอลัมน์จะพอดีกับความกว้างนั้นอย่างไร หากไม่มีอะไรถูกกำหนดค่าเพื่อจัดการการตัดสินใจนั้น คอลัมน์ก็จะถูกตัดที่ขอบเขตหน้ากระดาษเริ่มต้นใดก็ตาม

แก้ไขก่อนแปลง ไม่ใช่หลังจากนั้น

• ตั้งค่าพื้นที่พิมพ์เฉพาะคอลัมน์และแถวที่ต้องอยู่ในผลลัพธ์จริงๆ แทนที่จะแปลงทั้งชีตรวมถึงคอลัมน์ว่างที่อยู่ไกลทางขวา
• ใช้ «ปรับให้พอดีกับความกว้าง» ในการตั้งค่าหน้ากระดาษของสเปรดชีตของคุณ ซึ่งจะปรับขนาดเนื้อหาที่พิมพ์ให้พอดีกับความกว้างหน้ากระดาษแทนที่จะตัดออก — ข้อแลกเปลี่ยนคือข้อความที่เล็กลงบนชีตที่กว้างมาก
• สำหรับตารางที่กว้างจริงๆ เปลี่ยนทิศทางหน้ากระดาษเป็นแนวนอนก่อนแปลง ซึ่งจะเพิ่มความกว้างที่ใช้งานได้เป็นสองเท่าโดยประมาณเมื่อเทียบกับแนวตั้ง

สิ่งที่ Excel เป็น PDF ทำด้วยการตั้งค่านั้น

Excel เป็น PDF แสดงผลสเปรดชีตของคุณโดยใช้พื้นที่พิมพ์และการตั้งค่าหน้ากระดาษที่มีอยู่ เช่นเดียวกับที่การพิมพ์ลงกระดาษจะทำ — ทั้งหมดในเบราว์เซอร์ของคุณ โดยไม่ต้องอัปโหลดไฟล์ เนื่องจากเครื่องมือเคารพการกำหนดค่าหน้ากระดาษใดก็ตามที่มีอยู่แล้วในสเปรดชีต การแก้ไขปัญหาคอลัมน์ที่ถูกตัดขาดจึงเป็นเรื่องของการตั้งค่าพื้นที่พิมพ์และทิศทางอย่างถูกต้องในไฟล์ต้นฉบับก่อนจริงๆ ไม่ใช่สิ่งที่ตัวแปลงสามารถเดาได้อย่างถูกต้องด้วยตัวเอง