Så fyller du i ett PDF-formulär utan att skriva ut det

"Skriv ut, fyll i för hand, skanna tillbaka" är fortfarande standardarbetsflödet många människor tar till med ett PDF-formulär — mest för att det alltid fungerar, oavsett vilken typ av PDF det är. Det är också nästan aldrig nödvändigt längre, och att hoppa över det beror på att veta vilken av två mycket olika typer av formulär du faktiskt håller i.

Riktiga formulärfält vs en platt sida som ser ut som ett formulär

Vissa PDF-filer har faktiska interaktiva formulärfält inbyggda — en AcroForm, i PDF-termer — med riktiga textrutor, kryssrutor, och rullgardinsmenyer du kan klicka in i. Andra är bara en skannad eller exporterad bild av ett formulär: det ser ifyllningsbart ut, men det finns inget att klicka på, för det är en bild, inte ett formulär.

Hantera vardera

1. Om PDF:en har riktiga formulärfält läser Fyll i PDF-formulär dem direkt — deras typ, deras position, deras nuvarande värde — och låter dig skriva i textfält, kryssa i kryssrutor, och välja från rullgardinsmenyer med hjälp av formulärets egen struktur, inte en gissning om var text ska placeras.
2. Om det är ett platt skannat formulär utan riktiga fält, låter Lägg till text i PDF dig placera fri text var som helst på sidan på ögonmått — samma resultat, uppnått genom att rita text på en position du väljer istället för att fylla i ett strukturerat fält.

Att göra resultatet officiellt

När ett formulär är ifyllt har Fyll i PDF-formulär ett alternativ "platta till när klar" som bakar in värdena permanent i sidan och tar bort de underliggande fälten — förvandlar ett redigerbart formulär till ett statiskt, inlämningsklart dokument. Om du får en PDF som någon annan redan fyllt i och bara behöver låsa den på samma sätt, gör Platta till PDF det direkt utan att mata in något igen.