Bates-numrering förklarad: varför advokatbyråer fortfarande stämplar varje sida

Öppna ett juridiskt dokument som producerats under en rättstvist eller en stor begäran om handlingar och du hittar vanligtvis en liten alfanumerisk stämpel i hörnet av varje sida — något som ABC000145 — som inte har något att göra med dokumentets faktiska innehåll. Det är ett Bates-nummer, och hela dess syfte är att göra en entydig referens till en specifik sida möjlig, inom en dokumentuppsättning som kan uppgå till tiotusentals sidor.

Problemet det löser

"Sida 12 i marskontraktet" är tvetydigt så snart det finns mer än ett dokument med en sida 12, eller mer än en version av "marskontraktet". Ett Bates-nummer ger varje enskild sida över en hel produktion en permanent, unik identifierare, så att "se ABC000145" pekar exakt på en sida, entydigt, oavsett vilket dokument den ursprungligen kom från eller hur uppsättningen omorganiseras senare.

Varför formatet ser ut som det gör

• Ett prefix (ofta initialer för parten eller ärendet) identifierar från vilken produktion eller part en sida kom, vilket blir viktigt när flera parter var och en producerar sina egna numrerade uppsättningar.
• Ett fastbrett, nollutfyllt nummer (000145 istället för 145) håller varje stämpel lika lång, så att nummer sorteras och justeras förutsägbart i listor och index.
• Numreringen löper kontinuerligt genom en hel dokumentuppsättning istället för att starta om per fil, vilket är det som gör att ett enda nummer räcker för att hitta en sida utan att också behöva ange vilken fil den finns i.

Att tillämpa detta utan en tvisteshanteringsplattform

Bates-numrering stämplar ett prefix och ett löpnummer på varje sida i en eller flera PDF-filer direkt i din webbläsare, i den ordning du anger — samma fastbredda, kontinuerliga numreringsschema som beskrivs ovan, utan att behöva en dedikerad e-discovery-plattform för en dokumentuppsättning som inte behöver en. För genuint stora produktioner med redigering, deduplicering och granskningsflöden förblir ett fullständigt tvisteshanteringsverktyg det rätta valet; för att stämpla en enkel uppsättning PDF-filer innan de skickas ut, täcker detta det faktiska numreringssteget.