Numeracja Batesa wyjaśniona: dlaczego kancelarie prawne wciąż stemplują każdą stronę

Otwórz dokument prawny sporządzony podczas sporu sądowego lub dużego żądania dokumentów, a zwykle znajdziesz mały alfanumeryczny stempel w rogu każdej strony — coś w rodzaju ABC000145 — który nie ma nic wspólnego z rzeczywistą treścią dokumentu. To numer Batesa, i jego całym celem jest umożliwienie jednoznacznego odniesienia do jednej konkretnej strony w zbiorze dokumentów, który może liczyć dziesiątki tysięcy stron.

Problem, który rozwiązuje

„Strona 12 marcowej umowy” jest niejednoznaczna, gdy tylko istnieje więcej niż jeden dokument ze stroną 12, albo więcej niż jedna wersja „marcowej umowy”. Numer Batesa nadaje każdej pojedynczej stronie w całym zbiorze produkcyjnym trwały, unikalny identyfikator, dzięki czemu „zobacz ABC000145” wskazuje dokładnie jedną stronę, jednoznacznie, niezależnie od tego, z jakiego dokumentu pierwotnie pochodziła lub jak zbiór zostanie później zreorganizowany.

Dlaczego format wygląda tak, jak wygląda

• Prefiks (często inicjały strony lub sprawy) identyfikuje, z jakiej produkcji lub strony pochodzi strona, co ma znaczenie, gdy wiele stron produkuje każda swój własny ponumerowany zbiór.
• Liczba o stałej szerokości, wypełniona zerami z przodu (000145 zamiast 145), utrzymuje każdy stempel tej samej długości, dzięki czemu liczby sortują się i wyrównują przewidywalnie na listach i w indeksach.
• Numeracja przebiega ciągle przez cały zbiór dokumentów zamiast zaczynać się od nowa dla każdego pliku, co sprawia, że pojedynczy numer wystarczy, aby zlokalizować stronę bez konieczności podawania też, w którym pliku się znajduje.

Stosowanie tego bez platformy wsparcia sporów sądowych

Numeracja Batesa stempluje prefiks i kolejny numer na każdej stronie jednego lub więcej PDF-ów bezpośrednio w twojej przeglądarce, w kolejności, którą określisz — ten sam schemat ciągłej numeracji o stałej szerokości opisany powyżej, bez potrzeby dedykowanej platformy e-discovery dla zbioru dokumentów, który jej nie wymaga. Dla naprawdę dużych produkcji z redagowaniem, deduplikacją i przepływami przeglądu, pełne narzędzie wsparcia sporów sądowych pozostaje właściwym wyborem; do ostemplowania prostego zbioru PDF-ów przed wysłaniem, to pokrywa faktyczny krok numeracji.